書類には保管義務が法律で決められているものもある

会社には請求書や契約書などさまざまな書類がありますが、書類には保存期間があって、文書を保管する義務が法律で決まっています。
会計や経理に関わる書類の多くが、会社法や法人税法の法律で決められていて、同じ書類なのに定められている法律によって保管年数が異なります。
迷ったときには保管年数の長い期間を優先することが一般的です。
人事や労務に関する書類も厳重に管理する必要があります。
履歴書や雇用保険などの書類や労働組合などがありますが、労働基準法や雇用保険法などの法律があります。
法律で定められている書類は管理を疎かにし、うっかり捨ててしまって監査が入ったときには大変なことになります。
記録違反や虚偽報告の疑いなど会社に重い罰則が発生しまうため、うっかり捨ててしまったということでは済まされません。
人事労務関係の書類の中には永久保存が決められている文書あります。
日々の書類を管理や保存をしっかり行うことが大切です。
書類を破棄するときには、会社の税理士や弁護士などに確認してから処分をするようにします。